Quando un cittadino chiede di visionare atti della Pubblica Amministrazione, non è obbligato a indicare gli estremi precisi del documento (come numero di protocollo o data).
È sufficiente fornire informazioni che permettano all’ente di identificarlo con ragionevole certezza.
Questo principio è stato ribadito dal TAR Calabria – Catanzaro, sentenza n. 1623/2025, richiamando quanto previsto dalla Legge n. 241/1990:
- l’accesso è un principio generale dell’attività amministrativa (art. 22, co. 2)
- il diritto vale finché l’amministrazione ha l’obbligo di conservare i documenti (art. 22, co. 6)
Il caso concreto
Un coerede aveva chiesto al Comune di visionare i titoli edilizi relativi a interventi effettuati dal defunto proprietario.
Non avendo ricevuto risposta, si è rivolto al TAR per silenzio-inadempimento (art. 116 c.p.a.).
Il TAR ha dato ragione al richiedente
Il Comune non si è nemmeno costituito in giudizio
La motivazione?
Il cittadino aveva fornito elementi sufficienti per trovare gli atti, e il Comune non poteva rimanere inerte.
Cosa deve fare l’amministrazione
Non può opporre “difficoltà di ricerca” se il cittadino dà informazioni utili (Cons. Stato, sez. II, n. 8447/2023).
Se gli atti:
- non esistono
- sono stati smarriti
- oppure non vengono trovati
l’ente deve rilasciare una attestazione motivata, indicando:
- Se gli atti non esistono o sono stati persi
- Quali ricerche sono state fatte
- Chi era incaricato della conservazione
(TAR Campania – Napoli, n. 859/2020)
Nessun silenzio, nessun “non abbiamo trovato nulla”:
l’amministrazione ha il dovere di spiegare e documentare le sue ricerche.
Perché è importante
Questo principio tutela:
- trasparenza
- partecipazione
- diritto di difesa dei cittadini
- corretta amministrazione
In pratica:
il diritto di accesso non può essere svuotato da formalismi o inerzia degli uffici.
In sintesi
| Principio | Significato |
| Non devi fornire numero di protocollo | Basta descrivere il documento |
| La PA deve rispondere | Il silenzio è illegittimo |
| Se gli atti non si trovano | Deve dirlo e spiegare perché |
| L’accesso è un diritto generale | Legge 241/1990, art. 22 |
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